UNIVERSIDAD PILOTO DE COLOMBIA
José María Cifuentes Páez
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Director de publicaciones y comunicación grafica
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Director INIP
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Coordinador de publicaciones
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Decana del programa de Administración y Gestión Ambiental
GESTIÓN INTEGRADA EN MIPYMES ©
Fundamentos y estructura general
Paulo Andrés Romero Larrahondo
ISBN 978-958-8957-03-6
Primera Edición, 2011
Dpto. de Publicaciones y comunicación gráfica de la UPC.
Diseño de portada y diagramación
The Winter King - Pen Waggener - www.flickr.com
Fotografía Portada
Todos los derechos reservados. Prohibida su reproducción total o parcial por cualquier medio, sin permiso del autor y/o editor
Las dinámicas empresariales contemporáneas son cada vez más exigentes puesto que se enfrentan a mercados complejos, altamente competitivos y a clientes mejor informados y sensibles a compromisos empresariales sólidos respecto a calidad, medio ambiente, salud y seguridad, seguridad alimentaria, responsabilidad social, por nombrar los más conocidos.
En este contexto, las micro, pequeñas y medianas empresas (Mipymes) juegan un rol fundamental en la economía del país y deben estar a la altura de cualquier organización del mundo global, independientemente si operan en ese campo o no, puesto que de todas maneras enfrentan competidores en el ámbito local (nacionales y extranjeros).
Para asegurar que las ventajas competitivas se mantengan y que se atiendan de manera eficaz los requerimientos de los clientes, los empleados, el medio ambiente y la sociedad, se han desarrollado estándares que proponen sistemas que apoyan la gestión empresarial y garantizan que las organizaciones hacen lo que dicen hacer y lo tienen documentado debidamente, dentro de una política que integra el mejoramiento continuo, como uno de sus estandartes, desde un enfoque de planear, hacer, verificar y actuar (PHVA).
Sin embargo, implementar diversos sistemas de gestión plantea retos enormes a las Mipymes y en ocasiones se presentan resultados negativos, como el descontento de las organizaciones frente al proceso o el no cumplimiento a cabalidad de los requerimientos expuestos, lo que se puede traducir en pérdida de ventajas competitivas y, en el mediano plazo, incluso la desaparición de la organización del mercado o la migración de ésta a otros campos, con los riesgos que ello conlleva.
Pero no solo se trata de reflexiones en torno a cómo las empresas se encuentran organizadas y de qué manera los sistemas de gestión que han implementado son parte de su éxito. Existen además otros factores fundamentales que deben ser igualmente reconocidos, como los procesos de innovación, diseño y desarrollo de nuevos productos (enmarcados en procesos de innovación y el desarrollo de las cadenas productivas y de valor, entre otros argumentos estratégicos que requieren ser reconocidos dentro de los sistemas de gestión como eventos fundamentales.
Es por lo anterior que este texto se orienta no solo a un contexto académico de estudiantes y docentes, que les permita identificar y explorar el universo general de los sistemas de gestión, sino que se puede entender también como un texto de ágil referencia sobre la integración de sistemas de gestión para agentes decisores en las organizaciones productivas.
Como se ha mencionado, las micro, pequeñas y medianas empresas en Colombia se enfrentan a escenarios exigentes, en los que compiten en muchos casos en condiciones desfavorables y aun así se mantienen en el mercado. En Colombia, las Mipymes representan 97% de un total de 1’442.117 empresas y en 94% se encuentran concentradas en zonas urbanas, generan 63% del total nacional de empleo y 37% de participación sobre el PIB (DANE, Comfecamaras & ANIF, 2005).
En épocas recientes, estas empresas principalmente han centrado sus actividades en el comercio al por menor, en un porcentaje de 53,4%, en el que resalta el comercio de alimentos, bienes muebles, vestuario y mercados especializados (ferretería, electrónica, entre otras actividades). Respecto a las demás empresas, un porcentaje bajo se dedica a labores industriales, principalmente en campos relacionados con fabricación de textiles, alimentos al por mayor y fabricación de mobiliario.
Sin embargo, las Mipymes enfrentan debilidades relacionadas principalmente con problemas asociados con el capital (falta de liquidez y dificultad en el acceso al financiamiento), el componente humano (informalidad y naturaleza familiar de las organizaciones), el mercado (atención a mercados locales-sociales, muy bajo porcentaje para mercados internacionales, alto volumen de competidores, falta de competitividad) y a la capacidad de producción (débil asociatividad, desarticulación de la producción, baja productividad, problemas asociados con una producción más limpia), situaciones que implican pérdida de valor agregado en el producto, desconfianza en los clientes y poca capacidad de cobertura del mercado (Ministerio Comercio, Industria y Turismo de Colombia, 2005).
Esta situación de las Mipymes en Colombia no es tan reciente como podría pensarse, y si se considera el potencial de este sector en la economía nacional, es de destacar que se han tomado medidas encaminadas al mejoramiento de las condiciones de estas organizaciones. Un ejemplo es la ley 590 de 2000, modificada por la ley 905 de 2004 (Ley Mipymes), en la que se establecen políticas de Estado para la promoción y el desarrollo de estas organizaciones.
Por medio de esta ley, se han establecido incentivos fiscales y parafiscales para la creación de Mipymes (regímenes impositivos especiales) durante los tres primeros años de operación de estas empresas. Igualmente, se promueven las ferias locales y nacionales para ayudar a dinamizar el mercado. Se han planteado y desarrollado programas de apoyo como el desarrollo de proveedores, fomento a la subcontratación, apoyo tecnológico y el Fondo Colombiano de Modernización y desarrollo tecnológico de las micro, pequeñas y medianas empresas (Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, 2005).
Es en este escenario, descrito de manera sintética, de sistemas estandarizados y condiciones de desarrollo y sostenibilidad económica empresarial, en el que se propone como estrategia identificar oportunidades al momento de tomar la decisión de desarrollar un sistema integrado de gestión (SIG), teniendo en cuenta que si bien son importantes los sistemas de gestión en las organizaciones, estos por sí solos no son la panacea y que incluso algunas Mipymes no ven la necesidad de establecerlos.
No obstante, es innegable que empresas que han tomado la dirección de seguir juiciosamente y de manera analítica la puesta en marcha de sistemas de gestión, a la luz de los estándares, van avanzando en sus indicadores favorables de competitividad y de alguna manera están garantizando su desarrollo sostenible, concepto que indudablemente se va posicionando con solidez en el mundo empresarial y de negocios.
De otro lado, en el lenguaje de los modelos de implementación, o de las guías para implementación de sistemas de gestión, es frecuente encontrar términos como compatible o alienado para hacer referencia a las relaciones que se pueden definir entre los sistemas estandarizados. Es claro para las organizaciones que van avanzado en la implantación de normas como ISO 9001, ISO 14001 u OHSAS 18001, que existen elementos comunes y en ese sentido han desarrollado estrategias para hacer más eficaz su desarrollo conjunto.
Pero estas dinámicas y metodologías son particulares a las organizaciones y la literatura que se ha consultado para hacerlo implica un recorrido y experiencia en su manejo que pocas Mipymes poseen.
Por otro lado, se insiste en esa implementación porque definitivamente es una ola que avanza y quien no sepa navegar sobre ella tiende a naufragar en corto o mediano plazo. Es una forma de plantear reglas de juego claras de competencia “leal” que ofrece benéficos a las partes interesadas y que es la línea de negocio que se está imponiendo en el mundo formal del mercado.
En las consultas recientes se encuentra que ya está disponible una norma que ofrece directrices para la puesta en marcha conjunta de sistemas de gestión, se trata de PAS 99 (Publicly Available Specification, publicado por la British Standards Institution). Este hallazgo refuerza la idea de impulsar la gestión integrada de sistemas, que en el corto plazo también podrá certificarse, y que será el derrotero para los años por venir en el campo de las estrategias empresariales y el desarrollo de sistemas de gestión.
Con base en lo anterior, es necesario advertir que este documento propone una reflexión sobre la importancia de contextualizar los sistemas integrados de gestión en un escenario de innovación y competitividad empresarial considerando la cadena de valor de las organizaciones.
Se trata de incluir estos temas fundamentales en los sistemas empresariales, para destacar que los sistemas integrados de gestión no deben entenderse de manera aislada dentro de un contexto organizacional sistémico complejo, y que hacen parte de un todo, que busca un objetivo común: la sostenibilidad integral de las organizaciones productivas.
Finalmente, es importante tener en cuenta que los planteamientos aquí presentados, por la naturaleza de este tipo de temáticas, están sujetos a discusión y mejora, a ser desarrollados, ampliados, revaluados o a ponerlos en práctica a todo nivel. Así mismo, es pertinente preguntarse qué tanta diferencia puede darse entre la implantación de sistemas de gestión desde un enfoque tradicional y el desarrollo de sistemas de gestión integrados, en los que definitivamente los aspectos organizacionales relacionados con las sinergias entre la calidad, los aspectos ambientales y de salud y seguridad se convierten en ejes estratégicos de competitividad.